ESPECIALISTA EXCELENCIA OPERATIVA
ESPECIALISTA EXCELENCIA OPERATIVA
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1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO |
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1.1 Título del Puesto |
Especialista Excelencia Operativa |
1.2 Función del Puesto: |
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1.3 Dirección a la que pertenece el puesto |
Dirección de Operaciones |
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1.4 Título del puesto del jefe inmediato: |
Supervisor de Calidad |
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1.5 Número de personal supervisado: |
0 |
1.6 Fecha de elaboración: |
16/dic/2025 |
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2. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO |
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Por favor describe brevemente el objetivo de tu puesto. Es decir, ¿cuál es la principal razón de ser de éste? ¿Por qué y para qué existe? |
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Crea la documentación de los procesos operativos, desde la creación inicial hasta el mantenimiento continuo de los procesos, reglas de negocio y otros documentos esenciales. Desarrolla políticas y normativas para la creación y revisión de documentos, asegurando su alineación con las prácticas operativas actuales. Facilita entrenamientos para transferir conocimientos sobre el uso efectivo de los procesos y gestiona versiones de cambios para asegurar la trazabilidad y la integridad de los documentos a lo largo del tiempo. Colabora estrechamente con los equipos operativos para garantizar acceso claro y eficiente a la información, optimizando la eficiencia y la calidad en la ejecución de proyectos. |
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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL |
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Organigrama, graficar la estructura que conforma tu departamento, así como el número de colaboradores que reportan de manera directa e indirecta (tramos de control) |
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4. PRINCIPALES ROLES Y RESPONSABILIDADES |
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Describe las principales responsabilidades de tu puesto, concéntrate en las más importantes. Por favor redacta cada responsabilidad en función a: ¿Qué haces?, ¿Cómo lo haces?, y ¿Para qué lo haces? (Promedio 5 a 8 funciones, si tienes menos no es necesario completar todos los espacios, si tienes más utiliza los recuadros que necesites) |
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Descripción Responsabilidades |
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1. |
¿Qué hace? |
Creación y Mantenimiento de Documentos: Se encarga de crear y mantener actualizados procesos, reglas de negocio, diagramas de flujo y otros documentos operativos clave. |
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¿Cómo lo hace? |
Utiliza habilidades de redacción técnica y conocimientos profundos del negocio para desarrollar documentos claros y precisos. Implementa sistemas de gestión documental eficientes para organizar y almacenar la información de manera accesible. |
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¿Para qué lo hace? |
Para asegurar que todos los documentos reflejen con precisión las prácticas operativas actuales, facilitando la comprensión y el cumplimiento por parte de los equipos operativos, y garantizando la consistencia y calidad en la documentación de la organización. |
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2. |
¿Qué hace? |
Desarrollo de Políticas y Normativas Documentales: Participa en la definición y desarrollo de políticas y normativas para la creación, revisión y aprobación de documentos. |
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¿Cómo lo hace? |
Colabora con diferentes departamentos y partes interesadas para establecer estándares y procedimientos claros. Realiza análisis de brechas y revisa regularmente las políticas para asegurar su relevancia y efectividad. |
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¿Para qué lo hace? |
Para asegurar la consistencia, integridad y cumplimiento normativo de la documentación, proporcionando un marco claro para la gestión documental dentro de la organización. |
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3. |
¿Qué hace? |
Entrenamiento y Transferencia de Conocimiento: Organiza y facilita sesiones de entrenamiento para usuarios y equipos relevantes sobre el uso y gestión adecuada de la documentación. |
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¿Cómo lo hace? |
Diseña material de capacitación claro y efectivo. Colabora con expertos internos para asegurar la exactitud y relevancia del contenido impartido durante las sesiones de capacitación. |
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¿Para qué lo hace? |
Para promover la adopción de mejores prácticas en la gestión documental, mejorar la comprensión y el cumplimiento de políticas de procesos, y garantizar que todos los usuarios tengan las habilidades necesarias para trabajar eficientemente con la documentación. |
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4. |
¿Qué hace? |
Gestión de Versiones y Cambios: Administra versiones de documentos y controla los cambios para asegurar la trazabilidad y la integridad de la documentación a lo largo del tiempo. |
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¿Cómo lo hace? |
Utiliza herramientas de gestión de versiones y control de cambios para registrar y documentar todas las modificaciones. Coordina revisiones periódicas y aprobaciones para cambios importantes. |
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¿Para qué lo hace? |
Para asegurar que la documentación sea precisa, actualizada y consistente, facilitando la colaboración efectiva entre equipos y la adaptación ágil a cambios organizacionales. |
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5. TOMA DE DECISIONES |
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Escribe el tipo de decisiones que se toman para cumplir las responsabilidades del puesto, sin la necesidad de solicitar una aprobación previa. Ejemplo: Autorización de facturas; atención y solución de problemas a clientes, etc. |
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Autorización de templates para presentaciones y/o infografías |
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Autorización de diseños |
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Tipo de decisión que se toma en conjunto con el jefe inmediato o bien, que puede negociarse con él. Ejemplo: |
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Autorización de publicación de documentación |
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Menciona cuáles son las áreas con las que contribuyes y cuál es el objetivo de esa contribución e impacto en las actividades de tu puesto. |
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Puesto, Área y/o Distrito |
Explica cuál es el objeto de la Relación Interna |
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Excelencia Operativa |
Para análisis de datos, indicadores, tendencias y definir planes de implementación de los componentes desarrollados que se vayan liberando. |
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Operaciones |
para documentar y optimizar los procesos operativos. Proporciona entrenamiento en procedimientos y realiza auditorías para asegurar la conformidad y mejorar continuamente la eficiencia operativa. |
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Soluciones al cliente |
documentar y optimizar los procesos de soluciones al cliente, proporcionar entrenamiento y realizar auditorías. El objetivo es mejorar la eficiencia en la gestión de paquetes y reducir la cantidad de envíos en SAC. |
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Atención al cliente |
documentar y optimizar los procesos operativos relacionados con la interacción con el cliente, unificando actividades para asegurar trazabilidad y visibilidad constante para el cliente. |
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Procesos de negocio |
colabora estrechamente con el área de proceso de negocio para relacionar y documentar los procesos operativos con los procesos de sistemas, asegurando una integración eficiente y coherente entre ambas áreas. |
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Jurídico |
Asegurar el cumplimiento de normativas vigentes en los procesos operativos, incluyendo las regulaciones de la ley de tránsito y tráfico, garantizando así la conformidad legal y la seguridad tanto del personal como de las operaciones. |
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Seguridad patrimonial |
Para optimizar procesos que reduzcan robos y movimientos de paquetes ilícitos. Documenta las mejores prácticas y procedimientos de respuesta ante anomalías que requieran intervención de seguridad patrimonial o legal, garantizando una gestión efectiva y segura de los activos de la empresa de paquetería. |
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7. RELACIONES EXTERNAS |
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Menciona cuáles son las relaciones o contactos externos que tiene el PUESTO. |
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Entidad, Cliente y/o Proveedor |
Explica cuál es el objeto de la Relación Externa |
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Proveedores externos |
Consultoría, proveeduría e interacción para el desarrollo de funcionalidades que no puedan ser atendidas por nuestras áreas internas. |
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8. DIMENSIONES E INDICADORES: |
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Enumera las variables de impacto al negocio que son responsabilidad de tu puesto y que mejor describan su complejidad. Ejemplos de Variables: Total de nómina a tu cargo, Presupuesto directamente a cargo del puesto, Volumen de Crédito, etc. |
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Variables |
Métrica |
Monto en $ pesos |
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Kpi´s Operativos (Cumplimiento a garantía, Productividad, Devoluciones, etc). |
% CG = (Total de ítems cumple garantía / Total de ítems confirmados) * 100 Productividad = Cantidad de ítems a entrega TR2. % Dev = Total de ítems devueltos / Total de ítems a entrega. |
% CG = 96% MINIMO
Prod = Según la meta por mes en PPO
% Dev <=3%
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Costo por envío |
% Apego a ppto de costo por envío |
$13.42 – cumplimiento al 97% |
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9. PERFIL DEL PUESTO |
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Indica el grado mínimo de escolaridad, nivel de conocimiento de un segundo idioma y nivel de experiencia que son requeridos para ocupar y desempeñar el puesto. No necesariamente debes de señalar tu propia escolaridad y experiencia, si no la que consideres debe de tener el ocupante. Considera que los conocimientos adquiridos y la experiencia que indiques sean las mínimas indispensables para aplicarse en las actividades del puesto. |
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9.1 ESCOLARIDAD (Grado escolar requerido) |
( ) Secundaria |
( ) Preparatoria o Carrera Técnica |
(X) Universitaria |
( ) Maestría |
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9.2 INCLUSIÓN DE PERSONAL Se puede incluir en esta posición personal con discapacidad: |
( ) Motriz |
( ) Sensorial |
( ) Intelectual |
( ) Cognitiva |
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Especificar especialidad del grado |
Comunicación, Administración de empresas, Administración pública, Humanidades, Ingeniería industrial o a fin |
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9.3 IDIOMA: Indica el idioma que se requiere, así como en qué nivel el puesto requiere del conocimiento del mismo en cada concepto |
Inglés (lectura y comprensión) |
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Hablado |
( X ) Básico |
( ) Intermedio |
( ) Avanzado |
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Escrito |
( ) Básico |
(X) Intermedio |
( ) Avanzado |
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Lectura |
( ) Básico |
(X) Intermedio |
( ) Avanzado |
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9.4 OTROS CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Indica en caso de que aplique si se requieren otros Conocimientos específicos para desempeñar el puesto y que no se adquieran en el proceso de inducción o en el trabajo del día a día. Ejemplo: conocimiento de alguna aplicación en particular de tecnología de la información, certificación , conocimientos o habilidades comerciales, actualización fiscal, paquetería office, etc. |
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Paquetería Office |
( ) Básico |
( ) Intermedio |
( X ) Avanzado |
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Señala en que funciones del puesto se requieren o aplican los conocimientos que indicaste anteriormente. Ejemplo: Conocimientos de Excel avanzados para hacer análisis en bases de datos con mucha información, Certificación en el sistema X de Calidad para poder realizar las validaciones correspondientes, etc. |
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Conocimientos |
Aplicación Práctica |
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Procesos operativos Microsoft visio Power Point
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Capacitación constante mapeo de procesos Elaboración de presentaciones y comunicados Auditorias de procesos. |
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Puestos que debe ocupar previamente |
Logística, Procesos, Presupuestos, Mejora continua. |
Durante cuánto tiempo (años) |
3 años |
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Señala en que funciones del puesto se requieren o aplican la experiencia que indicaste anteriormente. Ejemplo: Contabilidad de Impuestos para hacer la declaración anual, etc. |
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Conocimientos |
Aplicación Práctica |
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Sistemas de gestión documental: SharePoint, Documentum, Alfresco, o similares, Microsoft visio. |
Automatización de flujos, seguridad documental, estandarización de procesos |
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APROBACIONES
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Director de Área Nombre: |
Jefe Inmediato Nombre: |
Recursos Humanos Nombre: |
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Fecha: |
Fecha: |
Fecha: |